8 rzeczy, które zwiększą Twoją produktywność

Codziennie, zarówno w domu, jak i w pracy borykasz się z masą obowiązków, którym często nie jesteś w stanie podołać. Osoby wokół oczekują od Ciebie wydajności i skuteczności. W momencie, gdy nie spełnisz tych wymagań, odczuwasz frustrację i zniechęcenie. Większość z tych rzeczy leży w Twojej mocy, jednak w wyniku słabej motywacji, rozpraszaczy i braku wiedzy, czym jest właściwe zarządzanie czasem, rezygnujesz z przekonaniem, że zadanie Cię przerosło.

Zastanów się, czego najbardziej brakuje w Twoim codziennym życiu. Dobrego snu, relaksu, kontaktu z innymi osobami, a może pieniędzy? To wszystko już na starcie może utrudniać Ci skupienie się na efektywnym wykonywaniu obowiązków. Wiedząc, co stanowi problem, pomyśl o sposobach jego rozwiązania. Być może drobny krok pomoże. Wykorzystaj w końcu zaległy urlop, spotkaj się z przyjaciółmi lub załóż zbiórkę, która pozwoli Ci zapomnieć o klopotach finansowych.  

Jest też kilka uniwersalnych zasad, które pomogą Ci stosować właściwe zarządzanie czasem i zwiększyć efektywność wykonywanych przez Ciebie zadań

1. Uprzątnij swoje biurko

Wokół jest mnóstwo rzeczy, które odciągają Twoją uwagę podczas pracy. Narastające stosy dokumentów na Twoim biurku informują Cię o ilości niezakończonych spraw. Porozrzucane długopisy, papiery i kubki niedopitej kawy to niepotrzebne rozpraszacze. W bałaganie tracisz mnóstwo czasu na odnalezienie potrzebnych materiałów. Dobrym nawykiem jest sprzątnięcie swojej przestrzeni roboczej. Nie dotyczy to jedynie biurka. Jeżeli korzystasz z dokumentów na komputerze i telefonie, pogrupuj je w odpowiednich folderach. Na biurku pozostaw tylko to, co będzie Ci potrzebne do wykonania zadania. Zdziwisz się, jak ta drobna czynność pomoże Ci w skupieniu się na właściwej pracy.

2. Ustal priorytety

Zanim rozpoczniesz pracę, określ, które zadania są ważniejsze, a które mniej. Skuteczne zarządzanie czasem to fundament. W pierwszej kolejności zajmij się najistotniejszymi tematami, to one posuwają Twoją pracę do przodu. Mało ważne sprawy wrzuć na koniec listy, tak aby nie zabierały Ci niepotrzebnie czasu. Obowiązki, które sprawiają Ci najwięcej trudności, lecz są kluczowe, wykonaj od razu w myśl zasady „zjedz tę żabę”. Pozwoli Ci to przez resztę dnia pracować bezstresowo i z satysfakcją.

3. Planuj

Badania dowodzą, że każda minuta przeznaczona na planowanie pozwala zaoszczędzić 10 minut pracy. Twórz listy zadań, prowadź kalendarz. Zapisuj rzeczy, które mogą być pomocne. Nie przechowuj w głowie tysiąca myśli, które utrudniają skupienie się na istocie zadania. Ponadto nasza pamięć jest zawodna, warto mieć ważne rzeczy wynotowane. Jeżeli umawiasz spotkanie z klientem, stwórz skrypt jego przebiegu, ustal długość jego trwania.  Pozwoli Ci to zaoszczędzić sporo czasu. Staraj się przestrzegać ułożonego planu, jeżeli jednak sytuacja wymaga zmian, bądź elastyczny.

4. Don’t work hard, work smart

Okazuje się, że długość pracy niekoniecznie przekłada się na jej produktywność. Aby pracować mniej i nadal osiągać wysoką efektywność, musisz być dobrze zorganizowany. Nie trać czasu na mniej ważne zadania, zaplanuj to, czym musisz zająć się w pierwszej kolejności. Wykorzystuj swoje indywidualne preferencje. Określ porę dnia, w której pracuje Ci się najlepiej. Znajdź miejsce, gdzie będziesz mógł się skupić.

5. Rób sobie przerwy

Unikaj przemęczenia, wtedy Twój mózg jest mniej produktywny. Pamiętaj, aby robić sobie krótkie przerwy na oddech i świeże spojrzenie. Dowiedziono także, że krótka drzemka pomiędzy obowiązkami to dla Ciebie ogromna regeneracja. Lekki sen w przedziale 15-30 minut działa odprężająco zarówno na ciało, jak i umysł. Ponadto redukuje stres.

6. Nie odkładaj zadań na późnej

Drobne przerwy w pracy mają na nią zbawienny wpływ.  Jeśli jednak, zamiast wykonywać planowane zadanie, co chwilę przeglądasz  bez celu social media, lub strony w Internecie, całkowicie wypadasz z rytmu.  Abyś skoncentrował się na pracy i był produktywny, musisz ograniczyć obecność różnego typu rozpraszaczy wokół. Jednym z największych jest telefon komórkowy. Najlepiej zostaw go w innym pokoju. Wyciszenie dźwięku zadziała tylko częściowo.

7. Stosuj regułę  „2 minut”

Jeżeli możesz zrobić coś w ciągu 2 minut, najlepiej zrób to od razu. To nie dużo czasu a wyrobi w Tobie nawyk podchodzenia do zadań od razu. Często te poświęcone 120 sekund pociąga za sobą dalsze działania. Jest to doskonała metoda na zwiększenie produktywności i efektywności w pracy. Jeśli wymaga to od Ciebie opuszczenie tzw. strefy komfortu - zrób to!

8. Uszczęśliwiaj siebie i innych

Żeby zachować produktywny nastrój, ważne jest dobre nastawienie. Jeśli odizolujesz się od wszystkich rozpraszaczy, ale w Twojej głowie nadal pozostaną negatywne myśli, wciąż może być Ci trudno skupić się na pracy. Staraj się więc myśleć pozytywnie i być pogodnym. Poświęcając się w życiu prywatnym rzeczą, które sprawiają Ci radość, przynosisz ją ze sobą do pracy. Zastanów się więc, co dodaje Ci energii. Zapisz się na lekcje tańca, spraw sobie przyjemność zakupem nowej płyty lub pomóż sąsiadom, którzy założyli zbiórkę funduszy na odbudowę domu po pożarze. Jeśli czujesz się na siłach sam utwórz zbiórkę wspierającą kogoś bliskiego lub na własny cel.

Czasem, aby zwiększyć swoją produktywność, musisz wyjść ze swojej strefy komfortu. Często nie jest to tak trudne, jakim wydaje się na początku. Zmiany rzadko zachodzą od razu. Trzeba uzbroić się w cierpliwość i być konsekwentnym. Najważniejsze jednak jest to, aby wiedzieć, od czego zacząć. Kilka zasad, które znajdziesz powyżej, możesz potraktować jako bazę. Oczywiście jest ich znacznie więcej, ważne, abyś spróbował wykorzystać je w praktyce.