Checklista - sposób na podniesienie produktywności

W dzisiejszym świecie, kiedy rynek pracy jest bardzo dynamiczny, wciąż trzeba podnosić swoje kompetencje, aby być konkurencyjnym. Bardzo ważne, aby dbać o zdobywanie zarówno kompetencji twardych, jak i miękkich. Daniel Goleman w książce „Inteligencja emocjonalna” twierdzi, że wysoki poziom tych drugich, potrafi podnieść wydajność pracownika nawet o 320%. Produktywność natomiast to cecha najwyżej ceniona przez pracodawców. Jest wiele metod, aby zwiększyć efektywność swojej pracy. Na rynku dostępnych jest wiele szkoleń biznesowych, obiecujących pomoc w jej rozwijaniu. Czasami to pracodawcy finansują tego typu kursy. Jeśli jednak Twoja firma nie oferuje takiej pomocy, a sam nie masz możliwości opłacenia takiego szkolenia, zawsze możesz założyć zbiórkę funduszy na ten cel na portalu crowdfundingowym.

Jest oczywiście mnóstwo sposobów, aby podnieść swoją produktywność na własną rękę, bez wkładu finansowego. Jednym z nich jest niepozorna checklista. W obecnym czasie, kiedy wielu musi godzić obowiązki służbowe z opieką nad dziećmi i ich nauczaniem w domu, coraz łatwiej o błędy i zwykłe przeoczenia. Stwórz checklistę, która usystematyzuje Twoje zadania, tak abyś niczego nie pominął.

Czym jest checklista?

Na pewno niejednokrotnie w swoim życiu korzystałeś z checklisty, mimo że sobie tego nie uświadamiasz. Jest to po prostu lista zadań do wykonania. Jeśli wybierałeś się na wakacje i robiłeś spis czynności, które należy wykonać przed wyjazdem, takich jak: wyrobienie paszportu, zakup kąpielówek, czy przygotowanie podróżnej kosmetyczki, to wiedz, że zrobiłeś checklistę. Nie musi ona dotyczyć spraw zawodowych. Checklista jest świetnym narzędziem do usystematyzowania wielu spraw życia codziennego, takich jak zakres sprzątania, czy organizacja imprezy urodzinowej. Stwórz checklistę, szeregując zadania w odpowiedniej kolejności, kierując się ich priorytetem.

Jak zrobić listę zadań?

Jest kilka wytycznych, które powinny pomóc Ci w tworzeniu skutecznej checklisty:

· zadania spisuj w krótkich podpunktach,

· stosuj czasowniki w formie rozkazującej,

· unikaj negacji,

· pisz konkretnie, przy użyciu krótkich zdań,

· stosuj proste słownictwo,

· uwzględniaj tylko istotne podpunkty, za długa checklista utrudni jej ewentualną modyfikację i będzie mniej czytelna,

· zweryfikuj ją z zespołem, jeśli pominąłeś istotne punkty – dopisz je.

Checklisty można tworzyć i przechowywać na różne sposoby. Najprostsza metoda to po prostu spisanie jej na kartce papieru i powieszenie w widocznym miejscu: na lodówce, czy na tablicy korkowej. Istnieje też mnóstwo aplikacji w komputerze i telefonie, dzięki czemu mamy stały dostęp do utworzonych task list i możemy je na bieżąco edytować.

Gdzie stosuje się checklisty?

Listy zadań, listy kontrolne, checklisty współcześnie stosuje się praktycznie wszędzie. W zawodach obarczonych wysokim ryzykiem błędu, takich jak lekarz, pilot, czy astronauta są one podstawą, bez której nie można rozpocząć dnia pracy. Tam, gdzie codziennie wykonuje się szereg powtarzalnych czynności, można popaść w rutynę i pod wpływem roztargnienia łatwo coś pominąć. Takie drobne przeoczenie, może kosztować kogoś życie, dlatego najważniejsze zadania szereguje się na liście.

Checklisty stosowane są też w biznesie. Spotkać je można podczas rozmów kwalifikacyjnych, w trakcie wdrażania nowego pracownika w przyszłe obowiązki, czy też prezentując potencjalnemu klientowi zakres działania firmy. W każdym z tych przypadków pozwala ona zaplanować i na bieżąco kontrolować postępy realizowanego zadania.

Bywa też, że pewne czynności znane Ci są na tyle dobrze, że nie tworzysz checklisty. Kiedy jesteś nieobecny w firmie przez dłuższy czas, po powrocie okazuje się, że pewne procedury po prostu zapominasz. Mając sporządzoną rozpiskę wykonania tego zadania, uniknąłbyś straty czasu, na przypominanie jej sobie.

Jakie korzyści daje checklista?

Lista zadań to potężne narzędzie. Dzięki niej minimalizujesz ryzyko błędu, a przy tym o niczym nie zapominasz. Mając pod kontrolą wykonywane zadanie, zmniejszasz też uczucie stresu, które bardzo dezorganizuje pracę i odpowiada za większość pomyłek. Twoja uwaga skupiona jest na konkretnym etapie zadania, zawartym w danym podpunkcie checklisty. Jeżeli jedno duże zadanie podzielisz na kilka mniejszych, łatwiej będzie Ci się za nie zabrać, a jego wykonanie kosztować Cię będzie mniej stresu. Listy kontrolne, opisujące wykonywane czynności punkt po punkcie, są bardzo czytelne dla innych osób. Są zatem świetnym narzędziem wdrażania nowych pracowników lub przekazywania zadań zastępcą np. podczas Twojego urlopu. Tworzenie chcecklist pozwala oszczędzić masę, czasu, który jest marnowany na zbieranie myśli, szukanie i analizowanie popełnionych błędów. Oszczędność czasu wpływa z kolei na Twoją produktywność.

Jest cała masa narzędzi wspierających organizację pracy i zadań życia codziennego. Checklista należy do tych najprostszych, a jednocześnie najbardziej efektywnych. Jeśli zastanawiasz się, jak zrobić listę zadań, skorzystaj ze sprawdzonych aplikacji lub po prostu sporządź ją na kartce, którą zawiesisz w widocznym miejscu. Wyrabiając w sobie dobry nawyk, tworzenia list zadań, sam zorientujesz się, jak wiele czasu dzięki temu oszczędzasz. Spisz krok po kroku czynności, które należy wykonać, aby zorganizować sąsiedzki festyn, Dzień Sportu w swojej okolicy lub charytatywny koncert dla chorej sąsiadki. Skorzystaj z pomocy platformy crowdfundingowej, gdzie zakładając zbiórkę, zdobędziesz niezbędne środki na realizację celu. Używając checklisty w wielu aktywnościach swojego życia, zaczniesz stosować ją naturalnie, co przyniesie Ci sporo widocznych korzyści.